Garantir a conformidade legal torna-se cada dia mais essencial na vida de uma empresa. O mercado está cada vez mais exigente, a concorrência aumenta e, paralelamente, qualquer notícia pode se espalhar rapidamente pelos meios de comunicação e denegrir a imagem da empresa.
Assim, realizar periodicamente auditorias de conformidade legal com o objetivo de avaliar a identificação da legislação aplicável e analisar criteriosamente o atendimento aos requisitos legais federais, estaduais e municipais aplicáveis às atividades, produtos e serviços da empresa tornou-se fundamental nos mais diversos ramos de atividades.
A auditoria de conformidade legal é realizada com a finalidade de verificar objetivamente o atendimento aos requisitos legais e condicionantes de outros requisitos de forma estruturada e sistêmica através de um profissional habilitado para tanto, ou seja, um auditor com formação jurídica e conhecimento em Sistemas de Gestão, observando os seguintes passos:
Planejamento:
Trata-se de etapa prévia e fundamental para o sucesso da auditoria onde os seguintes pontos devem ser considerados:
- Análise crítica das atividades executadas pela organização (considerando atividades diretas e indiretas);
- Definição do escopo (meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, responsabilidade social, energia, alimentos e/ou qualidade);
- Abrangência (processos, unidades e localização geográfica).
Com base nestas informações serão definidos os requisitos legais e outros requisitos a serem verificados, número de homens/dias necessários e elaborada a agenda.
Execução da Auditoria:
Reunião de abertura: logo no início das atividades deverá ser realizada uma reunião com as partes envolvidas no processo de auditoria, com a apresentação dos auditores, metodologia e alinhamento da agenda.
Auditoria: a auditoria consiste na verificação de atendimento aos requisitos legais e outros requisitos (licenças, autorizações, etc.), através da análise de evidências pelos auditores. Para tanto, são realizadas verificações documentais, análises dos registros, entrevistas e visitas de campo, de forma que os auditores consigam embasamento suficiente para dizer se o requisito legal está ou não conforme. Por tratar-se de atendimento a requisitos legais é fundamental que as evidências sejam objetivas e estejam no formato determinado pela legislação. Conforme alinhamento entre auditor e auditado, serão repassados feedback’s sobre as não conformidades identificadas.
Reunião de Encerramento: ao término da auditoria é realizada a reunião de encerramento com as partes envolvidas para apresentação do resultado geral, resumo dos pontos relevantes e esclarecimentos necessários.
Relatório: após a auditoria, em prazo previamente acordado, será apresentado o resultado da auditoria em forma de relatório contemplando informações relevantes da auditoria e a descrição das não conformidades com o apontamento do requisito legal descumprido e as sugestões de melhoria (em alguns casos, se previamente acordado e possível dentro do cronograma estabelecido realiza-se o registro das conformidades).
Tendo em vista o grande número de legislações alteradas e publicadas diariamente nos três âmbitos, sugere-se que a auditoria de conformidade legal seja realizada periodicamente.
Feito o apontamento dos requisitos legais não conformes por meio da auditoria de conformidade legal, a organização terá condições de direcionar seus esforços e investimentos para o atendimento de 100% da legislação aplicável, minimizando passivos, risco de paralisação das atividades, multas e autuações dos órgãos fiscalizadores e preservando a imagem da empresa.
É na prevenção de riscos que se garante a segurança!
Por Bethânia Rezende – Gerente de contratos.
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