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Qualificação de Fornecedores: erros mais comuns

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As organizações devem realizar a qualificação de seus fornecedores críticos, conforme vimos no post Qualificação de fornecedores: o que é. Vimos também o que deve ser levado em consideração na sua elaboração. Agora vamos ver quais são os erros mais comuns cometidos na hora de qualificar fornecedores.

Qualificação superficial

A qualificação de fornecedores parte da análise dos requisitos legais identificados em âmbitos federal, estadual e municipal associados aos aspectos e impactos ambientais significativos e perigos e riscos ocupacionais a que os trabalhadores terceiros estão expostos. Então deixar de avaliar a legislação nas três esferas – federal, estadual e municipal – é o primeiro erro normalmente cometido pelas organizações. Outro equívoco comum é deixar de verificar se todas as normas apontadas estão em vigor e com seu texto atualizado.

Qualifica após início das atividades

Outra situação que merece atenção e que muitas vezes é deixada de lado pelas empresas é o momento da qualificação. As atividades devem ser iniciadas pelo terceiro prestador de serviços já em conformidade com as obrigações legais.

Isso normalmente ocorre pelo fato de a gestão de análise dos prestadores de serviço ser realizada de maneira centralizada nas empesas. Um cenário muito comum na qualificação de fornecedores: a sede da organização fica responsável pela qualificação, mas quem recebe o prestador de serviço é um setor da unidade operacional. Já a gestão da documentação fica sob a responsabilidade do setor de Meio Ambiente e de Saúde e Segurança, por exemplo.

Outro problema é a pressa na realização do serviço – a área que necessita da atividade contrata um serviço de terceiro, inicia sua execução e só depois procede a qualificação do prestador.

É necessário ficar atento porque há obrigações que precisam ser avaliadas e atendidas antes mesmo do início dos trabalhos. Citamos como exemplo uma obra civil de reforma de edificação, que tem a necessidade de ser comunicada ao Ministério do Trabalho antes de seu início. Se o requisito não é atendido, não há como sanar o erro quanto ao prazo posteriormente.

Não guardar evidência da qualificação

Após a realização das atividades pelo prestador de serviços seus documentos podem ser jogados no lixo, certo? Errado! Muitas vezes as empresas recebem um terceiro para realização de determinada atividade, o qualificam com antecedência, mas depois do término dos serviços permitem que as informações relativas a ele sejam perdidas, seja porque foram para o lixo mesmo, seja porque ficaram mal arquivadas.

As informações relativas a atendimento a requisitos legais devem ser arquivadas, via de regra, por pelo menos 5 anos. Aquelas de saúde do trabalho e segurança ocupacional devem ser guardadas por 20 anos. Dependendo da informação e da relação desta com a organização contratante, os documentos não precisam ser arquivados por tanto tempo, o que deve ser visto caso a caso.

Citamos como exemplo o certificado de regularidade no Cadastro Técnico Federal (CTF) do IBAMA. A Instrução Normativa Ibama 6/13 determina que o prestador de serviço de cunho ambiental listado na Instrução deve ter o CTF. A evidência é o certificado de regularidade. Ocorre que este documento tem apenas três meses de validade. Para estar qualificado, o prestador de serviço deve comprovar que tem o CTF válido. Pode ser que no momento de execução do serviço haja evidência desta validade, mas se não há guarda deste documento, não há como evidenciar esta situação em momento posterior.

Solicitação de documento genérica

Quando o prestador de serviço recebe uma solicitação genérica de “documentação” com vistas à sua qualificação, normalmente apresenta um calhamaço de documentos, que muitas vezes não é analisado adequadamente pelo responsável pela qualificação. Resultado: os documentos que realmente comprovam o atendimento às obrigações legais não estão presentes, não estão dentro do prazo ou não foram bem elaborados.

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É necessário que a organização faça uma qualificação adequada de seus fornecedores, a fim de evitar os erros listados neste texto e outros não tão comuns. É importante garantir que os serviços prestados em seu nome ou em função de suas atividades estejam de acordo com os requisitos legais aplicáveis e coerentes com a ISO 14001 e OHSAS 18001, nos casos de sistemas de gestão estruturados e/ou certificados com base nestas normas.

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*Rafael Almeida –  Consultor / Ius Natura

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