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Você sabe como funciona um Sistema de Gestão Integrada?

Conformidade Legal

Você sente falta de uma ferramenta que otimiza todos os processos de gestão da sua empresa? Claro que todos nós desejamos tornar nossas rotinas mais fáceis e o assunto deste artigo é explicar como funciona um Sistema de Gestão Integrada, um método de automação que facilita isso.

Com a constante evolução da tecnologia, a forma como nos relacionamos, seja no ambiente profissional ou na vida pessoal, tem sido afetada. E com a correria cotidiana, temos optado pelo uso de ferramentas de automação para tornar essas relações e a produção corporativa mais fáceis e eficazes.

E um grande exemplo disso nas organizações é a integração de diferentes sistemas de gestão para otimizar a rotina dos profissionais, eliminando processos manuais.

Para entender como funciona o Sistema de Gestão Integrada (SGI), preparamos esse material com todas as informações que você precisa para implementá-lo em sua empresa 😉

O que é um Sistema de Gestão Integrada?

Um Sistema de Gestão Integrada é um método administrativoque permite que todos os processos e dados de uma organização permaneçam transparentes. Podemos dizer que é um conjunto de políticas que otimiza as metas e as atividades internas que vão muito além de um sistema de automação de processos.

Para integrar sistemas de gestão é preciso realizar um diagnóstico amplo das principais necessidades da organização, mapear planos de ação, métricas, indicadores, produção para que o modelo de gestão mitigue os riscos, erros e que de fato possa impulsionar o crescimento dos negócios.

Como funciona um Sistema de Gestão Integrada?

Implementar o SGI em uma organização permite um maior e melhor diálogo entre todos os departamentos e áreas. Ou seja, qualquer profissional poderá ter conhecimento geral sobre os processos internos da empresa.

A integração de diferentes sistemas de gestão traz a transparência corporativa, o que gera mais segurança e facilidade em atingir metas e objetivos comuns.

Implantação do SGI 

Assim como os demais sistemas de gestão, a implantação do SGI também deve seguir o Ciclo PDCA e focar na parte de planejamento.

Planejamento

Faça estudos sobre os processos internos da empresa, mapeie o caminho adequado para ser seguido durante a implantação. Este é o momento de entender como está a atual situação da organização, definir objetivos e criar uma estratégia para alcançá-los.

Organize documentos

Um dos segredos para não gastar muito tempo na parte inicial da implantação do SGI é reunir as principais documentações que são exigências do sistema, como:

• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB);
• Controle de Resíduo Perigoso;
• Laudo Ergonômico.

Analisar os Requisitos Legais da empresa

É fundamental estudar os gaps existentes na organização e quais requisitos legais impostos pela legislação serão aplicáveis ao negócio da empresa, e que consequentemente deverá atender.

Estruturação do SGI

Criar um fluxograma das atividades, determinar as responsabilidades, elaborar a política do SGI que vai conduzir todo o processo.

Aqui será preciso listar todos os procedimentos internos e externos da empresa, instruções de trabalho, formulários e registros. Uma dica para ajudar na implantação e integração dos setores é promover treinamentos de conscientização da Cultura Organizacional.

Implementação 

Resumidamente, é a hora de colocar a estrutura e o planejamento em prática. Implementar os procedimentos, controles, verificações.

Auditoria interna 

Avaliar e mapear a conformidade legal das atividades. Promover uma auditoria interna para certificar que o processo está sendo positivo, mitigar erros e riscos, identificar ações corretivas necessárias para assim investir no processo de certificação em normas internacionais.

Escolher o organismo certificador e acompanhar a auditoria de certificação.

Melhoria contínua

Acompanhar frequentemente o processo e adequação do SGI, verificar se os requisitos do sistema estão corretos.

Quais são os benefícios do SGI?

Quando todos os sistemas de gestão estão integrados, o crescimento das atividades de uma organização aumenta, porque os processos e as produções se unificaram. As decisões se tornam menos burocráticas e mais transparentes, há um maior engajamento entre os colaboradores e alinhamento de regras.

São tantos os benefícios que vamos listas os 12 principais:

  • Rotina mais eficiente;
  • Redução de duplicações e retrabalhos;
  • Melhor controle de estoque;
  • Redução de custos;
  • Confiabilidade de dados e informações;
  • Otimização e padronização de processos;
  • Redução de erros e riscos;
  • Utilização de apenas um software de gestão;
  • Melhoria da imagem da empresa no mercado;
  • Aumento da competitividade;
  • Aumenta a qualidade do serviço e dos produtos;
  • Redução de riscos de acidentes de trabalho e ambientais.

Métricas para calcular os resultados do SGI

Com a unificação de sistemas, é fundamental que haja um monitoramento constante que se inicie desde a implantação. Esse controle pode ser feito pelo cálculo de métricas do desempenho do SGI para garantir a melhoria contínua, a sustentabilidade do negócio, o sucesso, a qualidade e a satisfação do cliente.

Abaixo, listamos 4 principais métricas que precisam ser controladas no SGI:

  • ROI (Retorno de Investimento): é uma sigla que se trata de um indicador que mostra para as empresas o quanto de lucro, ou prejuízo, ela está tendo com cada tipo de investimento. Isso inclui também aquelas ações que visam lucro futuro, como estratégias de Marketing, treinamentos e novos sistemas. Seu objetivo é auxiliar os negócios a analisarem quais investimentos estão valendo a pena e como otimizá-los ainda mais. Ou seja, a métrica mostra os caminhos que devem ser seguidos dali por diante;
  • Otimização dos processos: acompanhe as etapas dos processos internos garante sua qualidade e eficiência. É importante verificar se o follow up está ocorrendo de maneira adequada e positiva, se as entregas estão sendo realizadas dentro do prazo, se o tempo para atendimento está dando do prazo etc;
  • Satisfação do cliente: A satisfação do cliente é a consequência de um bom trabalho, não é mesmo?! E o SGI, além de incentivar a melhoria contínua dos processos, impacta diretamente na relação com o cliente;
  • Integração dos profissionais: Os colaboradores possuem entendimento dos objetivos e benefícios do SGI? Estão trabalhando em prol da colaboração? Estão satisfeitos?

Gestão de requisitos legais no SGI

Se você chegou até aqui significa que a leitura está sendo tão interessante que agora você quer saber qual é a melhor solução para te ajudar na implementação do SGI, correto?! Rs

A integração dos processos de gestão exige um constante monitoramento que muitas vezes é preciso utilizar um software de gestão para organizar melhor a responsabilidade de cada profissional e ter acesso mais fácil aos relatórios, dados etc.

Existem muitas opções de ferramentas no mercado que auxiliam na gestão e no atendimento aos requisitos legais. Por isso sugerimos analisar com cautela cada uma delas. Atente-se para os tipos de serviços e módulos inclusos, se você consegue administrar o software offline, se as soluções são personalizadas ao seu modelo de negócio, e as empresas de software de gestão possuem experiência e know-how.

Além disso, é importante que elas ofereçam suporte técnico e jurídico disponíveis sempre que você precisar esclarecer dúvidas e em conjunto desenvolver a melhor solução. É possível anexar documentos, registros, gráficos? Porque quanto mais possibilidades e interatividade possuir, melhor será a ferramenta.

Bom, depois de ver todas as possibilidades que o SGI pode trazer para sua empresa, conseguimos chegar à conclusão que a automação é o segredo para integrar todos os processos da organização. E como o mercado e o consumo estão se alterando rapidamente, é interessante se manter atualizado e conectado às novas tendências e focar em um software que auxilie os sistemas de gestão.

*Por Ingrid Stockler – Colaboradora da Ius Natura 

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