Saiba tudo sobre Gestão de Não Conformidades

No artigo de hoje, separamos os principais pontos da Gestão de Não Conformidades e como ela pode auxiliar o seu negócio a se manter alinhado as normas de regulamentação. Confira!

O que é Gestão de Não Conformidades

Para entendermos a importância da Gestão de Não Conformidades em uma organização, primeiro devemos entender qual é o conceito que constitui este termo. Sendo assim, consideramos que a Gestão de Não Conformidade, é um sistema de gestão que visa a qualidade e a conformidade dos fluxos de uma empresa.

O embasamento da Não conformidade consiste na ausência de atendimento aos requisitos como as Normas ISO, normas legais, institucionais, regulamentos internos da própria empresa, normas internacionais referentes aos processos, produtos e serviços de uma organização.

Por isso, por alcançar todas as áreas de uma empresa e aproximar as organizações das exigências de mercado e dos stakeholders a Gestão de Não Conformidade se faz cada vez mais nescessária em empresas que desejam qualidade e resultados em seus processos.

Importância da Gestão de Não Conformidades

A gestão de Não Conformidades tem vasta importância nas organizações pois trata-se de uma ferramenta fundamental para evitar penalidades, garantir a continuidade das operações e preservar a integridade de um empreendimento.

A aplicação adequada da gestão de NCs vai muito além do simples cumprimento de exigências regulatórias; trata-se de adotar uma postura proativa para melhorar continuamente os processos internos de uma empresa.

Abaixo, listamos alguns pontos que demonstra a importância da gestão eficaz de NCs nas organizações:

- Identificar e eliminar riscos antes que eles possam causar danos significativos, protegendo tanto os colaboradores quanto o ambiente de trabalho.

- Reduzir custos e desperdícios, evitando retrabalhos e otimizando o uso de recursos .

- Melhorar a produtividade ao garantir que os processos ocorram de maneira fluida e sem interrupções inesperadas.

- Fortalecer a imagem e a credibilidade da empresa, mostrando ao mercado que a organização está comprometida com a qualidade e a conformidade

- Obter e Manutenção de Certificações Uma gestão eficiente das Não Conformidades é fundamental para a obtenção e manutenção de certificações internacionais, como ISO 9001, ISO 14001, e ISO 45001. Estas certificações não só garantem que a empresa cumpre os requisitos regulatórios, mas também reforçam sua credibilidade no mercado, demonstrando comprometimento com a qualidade e a conformidade

Desafios na Gestão de Não Conformidades

A gestão de Não Conformidades frequentemente apresenta desafios significativos para as empresas. Sendo alguns deles a comunicação ineficaz, a coleta e organização dos dados, análise da causa raiz

Esses desafios se esbarram em ruídos de comunicação sobre as regulamentações que devem ser atendidas, quais os grupos de trabalhadores se enquadram em determinadas categorias, entre outros.

Quanto à coleta e organização de dados, encontram-se muitos desafios em empresas que não se enquadram na LGPD e não possuem recursos e ferramentas para gerenciar dados essenciais para o bom funcionamento da empresa e a sua atividade impacta a sociedade.

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Veja como gerir sua Não Conformidades de forma adequada

Para superar os desafios e evitar as consequências negativas, as organizações devem adotar uma abordagem sistemática e proativa para a gestão de NCs. Isso inclui:

1. Descrição detalhada da NC: Documentar minuciosamente o problema identificado, incluindo todos os detalhes relevantes como: data, local, pessoas envolvidas e a natureza da NC.

1. Ação imediata: Implementar rapidamente medidas para conter o problema, minimizando os impactos enquanto soluções de longo prazo são desenvolvidas.

1. Análise de causa: Investigar profundamente as causas subjacentes da NC utilizando ferramentas como o ‘’Diagrama de Ishikawa’’ ou a técnica dos ‘’5 Porquês’’.

1. Plano de ação: Desenvolver um plano abrangente que inclua ações corretivas e preventivas, garantindo que a NC não ocorra novamente.

1. Análise de eficácia: Monitorar e avaliar a eficácia das ações implementadas, ajustando o plano conforme necessário para garantir a resolução completa do problema

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Como o Cal, Software da Ius pode simplificar sua Gestão de Não Conformidades?

O Cal, Software da Ius para Gestão de Não Conformidades e Ocorrências foi desenvolvido exatamente para enfrentar esses desafios de forma eficaz, oferecendo uma solução completa, adaptável e automatizada que atende às necessidades específicas de cada empresa. Conheça abaixo, alguns do recursos que o Cal apresenta para que a sua organização tenha uma gestão de Não Conformidades eficaz:

1. Centralização e Personalização Completa

O Cal, Software da Ius, permite que todas as etapas do processo de gestão de Não Conformidades e Ocorrências sejam centralizadas em um único ambiente digital. Isso significa que você pode monitorar, registrar, analisar e tratar todas as NCs de maneira integrada e organizada. Além disso, o sistema é altamente personalizável, permitindo que você adapte o fluxo de trabalho, os campos de registro e as etapas de análise de acordo com as particularidades da sua organização e dos processos envolvidos

2. Automação de Processos e Redução de Tempo

Com a automatização das etapas de gestão, desde a notificação inicial até a análise de eficácia, o Software da Ius garante que sua equipe foque possa focar no que realmente importa: a resolução eficaz das Não Conformidades. O sistema reduz o tempo gasto em atividades manuais e burocráticas, minimizando os custos operacionais e evitando retrabalhos. Isso se traduz em uma gestão mais ágil, proativa e preventiva, essencial para manter a competitividade no mercado

3. Conformidade com Normas e Melhoria Contínua

O Software da Ius foi projetado para assegurar que sua empresa esteja sempre em conformidade com as principais normas internacionais, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Além de facilitar o cumprimento das exigências dessas normas, o sistema promove a melhoria contínua dos processos ao proporcionar uma visão clara e estruturada de cada ocorrência, permitindo análises detalhadas e fundamentadas que levam a decisões mais informadas e assertivas relacionadas ao escopo do seu negócio.

4. Ferramentas Integradas para Análise de Causas

Uma das grandes vantagens do Cal, Software da Ius é a integração de metodologias de análise de causa, como o método dos ‘’5 Porquês’’ e o ‘’Diagrama de Ishikawa’’, diretamente na plataforma. Isso permite uma investigação aprofundada das causas raiz das Não Conformidades, assegurando que as medidas corretivas e preventivas sejam eficazes e duradouras. A flexibilidade do sistema permite ainda a configuração de etapas e fluxos de trabalho que melhor se alinhem às necessidades de cada caso.

5. Relatórios, Gráficos e Controle de Acesso

Para garantir que a gestão de NCs seja transparente e eficaz, o Software da Ius oferece a geração de relatórios detalhados e gráficos analíticos, proporcionando uma visão panorâmica do status das Não Conformidades, prazos, responsáveis e eficácia das ações tomadas. Além disso, o sistema conta com controle de acesso por permissões específicas, garantindo que cada usuário tenha acesso apenas às informações relevantes para sua função, preservando a segurança e a integridade dos dados.

Como a Ius pode ajudar a sua empresa a ter uma boa Gestão de Não Conformidade

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