Realizar a gestão de requisitos legais é essencial para o planejamento estratégico e o gerenciamento de riscos de qualquer empresa.
Dessa forma, preparamos este artigo com um passo a passo infalível do processo de atendimento legal segundo a Ius Natura!
Atualizado em 30.04.21
No âmbito empresarial, o atendimento aos requisitos legais é fundamental para a implantação de um Sistema de Gestão ou para a aquisição de uma certificação internacional em normas como a ISO 14001 e ISO 45001.
Assim, os empreendimentos que não gerenciem o cumprimento da legislação aplicável não conseguirão certificar nem manter a certificação.
Isso porque a quantidade de normas legais existentes no ordenamento jurídico brasileiro é significativa e está em constante mudança.
Dessa forma, é fundamental que a empresa defina uma estratégia para conhecer a legislação que lhe é aplicável e um método de trabalho a ser adotado para atingir níveis satisfatórios de conformidade legal.
Realizar o gerenciamento de requisitos legais de uma empresa significa identificar as obrigações legais aplicáveis às atividades e monitorar seu atendimento à legislação, com o objetivo de facilitar a análise de desempenho e do Compliance do empreendimento.
A gestão é implantada por meio de planejamento, desenvolvimento, monitoramento e controle para avaliar e melhorar a existência e o cumprimento de requisitos legais em obediência a leis, normas e regulamentos.
E para auxiliar no processo de implementação de uma Gestão Legal de Requisitos Legais, a Ius Natura preparou um passo a passo para tornar esse método o mais simples e eficaz:
Para que a gestão legal seja feita de forma comprometida e eficiente, primeiramente recomendamos definir o escopo das:
para fins de identificação de normas legais aplicáveis.
É interessante realizar reuniões periódicas para o acompanhamento das atualizações mensais das legislações e designação das áreas responsáveis pelo seu atendimento;
A delimitação do escopo é essencial para dar foco no que se pretende conhecer e gerenciar.
Considerando o universo de normas legais existentes no Brasil, e que elas são modificadas, excluídas ou incluídas frequentemente, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em monitoramento de requisitos legais e outros requisitos aplicáveis.
No processo de contratação, é essencial levar em consideração a criticidade deste fornecedor devido à importância do processo.
Dessa forma, contrate somente empresas que sejam altamente confiáveis e já consolidadas no mercado para identificação e atualização dos requisitos legais aplicáveis à organização.
Também é recomendável que a contratada possua a uma ferramenta eficiente e segura para gerenciamento da conformidade legal.
E que essa ferramenta seja preferencialmente um software que permita:
O ideal é que a empresa também tenha suporte ilimitado no esclarecimento de dúvidas sobre a legislação a ser atendida, pois elas certamente surgirão, e serão muitas.
Realizar o mapeamento de requisitos legais é considerar atividades exercidas diretamente pela organização, assim como dos fornecedores e prestadores de serviços, principalmente dos mais críticos. Bem como, onde essas atividades são exercidas!
Em relação a meio ambiente, a NBR ISO 14001 exige que a organização conheça riscos e oportunidades relacionadas a seus processos.
Exige também que estabeleça controle e influência no modo em que os produtos e serviços da organização são:
Utilizando a perspectiva de ciclo de vida que possa prevenir o deslocamento involuntário de impactos ambientais dentro do ciclo de vida.
Essas disposições do texto da ISO 14001 podem influenciar na abrangência do levantamento de requisitos legais do empreendimento.
Mapeie outros requisitos que geram obrigações para o empreendimento, incluindo normas técnicas de atendimento obrigatório e defina a forma de avaliar o atendimento deles.
São exemplos de outros requisitos:
É importante constar que a organização deve definir um procedimento para o gerenciamento de requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à organização, assim como treinar as áreas envolvidas.
Esse treinamento deve prever a forma como a empresa realiza sua gestão legal, definindo:
Outro ponto a ser definido é o tipo de gestão que será adotada: centralizada ou descentralizada?
A decisão dependerá do porte da organização, da cultura empresarial e da estrutura interna da equipe.
As duas alternativas têm prós e contras:
Na gestão centralizada, geralmente a responsabilidade por evidenciar o atendimento a requisitos legais no sistema contratado é das áreas especializadas do escopo da legislação a ser monitorada. Exemplos:
Caso a empresa adote gestão descentralizada, todos os setores da empresa podem ser responsáveis por evidenciar, no sistema contratado, o atendimento a requisitos legais que lhes são aplicáveis, conforme área de atuação.
Contratar e promover treinamentos de legislação aplicável é uma boa forma de facilitar a gestão legal, aumentando o nível de envolvimento, comprometimento e compreensão da equipe quanto ao assunto.
É importante lembrar que há treinamentos que são exigidos pela legislação aplicável a determinadas atividades, logo pode ser útil a contratação de serviço de elaboração de matriz de treinamentos pela empresa.
O acompanhamento dos indicadores numéricos do atendimento à legislação aplicável, como:
e a realização de avaliações qualitativas dos dados registrados quanto ao atendimento às obrigações, devem ser feitos periodicamente, de preferência mensalmente.
De forma a garantir que itens considerados como “atendidos” foram corretamente analisados, e que as evidências registradas condizem com a realidade.
Os planos de ação ligados a requisitos legais devem ser acompanhados “de perto”.
Deve-se ter uma visão crítica sobre os prazos estabelecidos, verificando:
Outro ponto importante é a avaliação da eficácia das ações, após sua conclusão, evitando-se assim não conformidades recorrentes.
A identificação dos requisitos críticos para a organização, permite a priorização do atendimento a eles, gerando maior segurança para as corporações.
Para esta definição, são considerados tipo de:
Assim, é possível priorizar as obrigações que possam gerar maiores prejuízos à empresa, à sociedade, ao meio ambiente, aos colaboradores e etc.
Busque um software de gestão legal que possua ferramentas que permitam identificar e gerenciar os itens críticos, otimizando a gestão legal.
O ideal é que os profissionais que realizarão tais avaliações sejam especialistas em requisitos legais e que sejam externos à organização, para garantir maior imparcialidade, isenção e autonomia.
A avaliação do desempenho ambiental de terceiros contratados que forneçam produtos ou prestam serviços constitui importante etapa para a verdadeira conformidade de um sistema de gestão estruturado de acordo com a ISO 14001.
No mesmo sentido, os sistemas de gestão organizados com base na ISO 45001 devem observar fatores que afetam, ou podem afetar a saúde e a segurança dos trabalhadores.
Para tanto, devem levar em conta, inclusive, a qualificação de seus fornecedores.
Para qualificar o prestador de serviço ou fornecedor de produto, a organização deve identificar e avaliar quais são os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à atividade ou bem contratado, desde o levantamento de aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais.
A organização valida o mapeamento de cada obrigação legal ou regulamentar, qual a maneira de o fornecedor comprovar seu atendimento, e como esta evidência será mantida disponível para eventuais fiscalizações/auditorias.
Isso faz parte, inclusive, da comunicação com os terceiros, que é requerida tanto pela ISO 14001, quanto pela ISO 45001.
Vale lembrar que a Ius Natura presta serviços de elaboração de matriz para qualificação de fornecedores, levando-se em consideração a atividade contratada, e não necessariamente qual empresa prestará o serviço.
As verificações e auditorias de conformidade legal devem ser realizadas periodicamente.
Nessas oportunidades, são avaliadas as reais evidências do atendimento à legislação aplicável, que são coletadas em campo ou através de entrevistas e de análise documental.
O ideal é que os profissionais que realizarão tais avaliações sejam advogados especialistas em requisitos legais e que sejam externos à organização, para garantir maior imparcialidade, isenção e autonomia nos trabalhos.
Faça uma análise crítica dos indicadores da gestão legal, do resultado das auditorias e das verificações de conformidade legal, criando planos de ação para itens não conformes, conforme procedimento de gerenciamento de requisitos legais da empresa, assim como avaliando oportunidades de melhoria identificadas.
Os resultados devem ser reportados à alta administração frequentemente, assim como às demais áreas envolvidas e às partes interessadas.
As organizações devem planejar e prover recursos para o que for necessário para atendimento a todas as exigências legais, estabelecendo prioridades conforme itens mais críticos identificados, levando-se em consideração inclusive prazos legalmente estabelecidos.
É altamente recomendável que esteja nos objetivos e metas das empresas, o comprometimento delas com o atendimento dos requisitos legais, como, por exemplo, estabelecimento de meta atrelada ao percentual de atendimento desejado.
Manter-se em conformidade legal traz inúmeras vantagens para as organizações, pois diminui os riscos de:
Além disso, a adequada gestão legal é pré-requisito para quem busca uma certificação em normas como a NBR ISO 14001, SA 8000, entre outras.
Lembrando que, algumas empresas contratam apenas fornecedores que possuam certificação e que também se dediquem à gestão dos Requisitos Legais.
E apesar de representar um custo para as organizações, a prática de realizar a adequada gestão legal deve ser vista como um investimento.
Não só para que se evite gastos maiores, mas também por representar um dos alicerces da ética empresarial, além de ser uma ferramenta riquíssima para a melhoria contínua dos processos.
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