Foi publicada a Portaria nº 211, de 11 de Abril de 2019, que possibilita a emissão digital de determinados documentos de SST (Saúde e Segurança do Trabalho). A validade destes é garantida por meio da certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).
A Portaria 211/19 possui o objetivo de agilizar o processo de obtenção, acesso e conservação dos documentos de SST pelos profissionais que atuam nesse setor.
Quais documentos de SST poderão ser emitidos eletronicamente?
No artigo 1º da Portaria são estabelecidos os documentos que poderão ser criados e assinados digitalmente. Confira abaixo:
I – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
III – Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);
V – Programa de Proteção Respiratória (PPR);
VI – Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR);
VIII – Análise Ergonômica do Trabalho (AET);
IX – Plano de Proteção Radiológica (PRR);
X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
XI – Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
XII – Laudos que fundamentam todos os documentos anteriores.
De acordo com o § 2º da norma, os documentos mencionados acima devem ser salvos em um arquivo eletrônico no formato PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, como descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.
Art. 2º
Também será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos descritos no art. 1º assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência desta Portaria, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.
Portanto, todos os arquivos, inclusive os documentos assinados manualmente, devem estar à disposição dos Fiscais do Trabalho para inspeção.
Se o responsável optar por assinar manualmente o documento e depois digitalizá-lo, o original deve ser guardado na empresa durante o prazo previsto pela norma que o regulamenta.
A digitalização será obrigatória?
A princípio, a escolha pela emissão digital dos documentos de SST, prevista no art. 1º é facultativa. Mas torna-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência da Portaria:
- 5 anos para microempresas e microempreendedores individuais;
- 3 anos para empresas de pequeno porte;
- 2 anos para as demais empresas.
§ 1º
Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.
E aí, curtiu a novidade? Como podemos observar, a legislação brasileira tem, aos poucos, caminhado para o mundo digital, acompanhando as evoluções para tornar o atendimento legal mais ágil e simples.
*Por Ingrid Stockler – Colaboradora da Ius Natura
