Foi publicada a Portaria nº 211, de 11 de Abril de 2019, que possibilita a emissão digital de determinados documentos de SST (Saúde e Segurança do Trabalho). A validade destes é garantida por meio da certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).
A Portaria 211/19 possui o objetivo de agilizar o processo de obtenção, acesso e conservação dos documentos de SST pelos profissionais que atuam nesse setor.
No artigo 1º da Portaria são estabelecidos os documentos que poderão ser criados e assinados digitalmente. Confira abaixo:
I – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
III – Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);
V – Programa de Proteção Respiratória (PPR);
VI – Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR);
VIII – Análise Ergonômica do Trabalho (AET);
IX – Plano de Proteção Radiológica (PRR);
X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
XI – Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
XII – Laudos que fundamentam todos os documentos anteriores.
De acordo com o § 2º da norma, os documentos mencionados acima devem ser salvos em um arquivo eletrônico no formato PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, como descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.
Art. 2º
Também será considerada válida a guarda em meio eletrônico dos documentos descritos no art. 1º assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência desta Portaria, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.
Portanto, todos os arquivos, inclusive os documentos assinados manualmente, devem estar à disposição dos Fiscais do Trabalho para inspeção.
Se o responsável optar por assinar manualmente o documento e depois digitalizá-lo, o original deve ser guardado na empresa durante o prazo previsto pela norma que o regulamenta.
A princípio, a escolha pela emissão digital dos documentos de SST, prevista no art. 1º é facultativa. Mas torna-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência da Portaria:
§ 1º
Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.
E aí, curtiu a novidade? Como podemos observar, a legislação brasileira tem, aos poucos, caminhado para o mundo digital, acompanhando as evoluções para tornar o atendimento legal mais ágil e simples.
*Por Ingrid Stockler – Colaboradora da Ius Natura
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