sistema de gestão integrada
Atualizado em 20/09/2022
Você sente falta de uma ferramenta que otimize todos os processos de gestão da sua empresa? Todos desejamos que nossas rotinas sejam mais fáceis, não é mesmo?
O assunto deste artigo é explicar o que é um Sistema de Gestão Integrada, mais conhecido com a sigla SGI, como ele funciona e seus benefícios!
O SGI é uma estrutura padronizada que ajudará a melhorar o desempenho da esfera da qualidade, meio ambiente e saúde e segurança ocupacional das organizações, visando uma base consolidada rumo ao desenvolvimento sustentável.
Com a constante evolução da tecnologia, a forma como nos relacionamos, seja no ambiente profissional ou na vida pessoal, está sendo afetada.
E com a correria atual, temos optado pelo uso de estrutura padronizada e ferramentas para tornar essas relações e a produção corporativa mais fáceis e eficazes.
Um grande exemplo disso nas organizações é a integração de diferentes sistemas de gestão para otimizar a rotina dos profissionais, eliminando processos manuais.
Para entender como funciona o Sistema de Gestão Integrada (SGI), preparamos esse material com as principais informações que você precisa conhecer para implementá-lo em sua organização.
O Sistema de Gestão Integrada é uma estrutura que, com base nos requisitos normativos da família ISO – Organização Internacional de Padronização, organiza as operações, atividades e processos da empresa.
Assim, o SGI facilita e proporciona a uniformização e estruturação padronizada, que ajudará a melhorar o desempenho da esfera da Qualidade, Meio Ambiente e Saúde e Segurança Ocupacional das organizações, visando uma base consolidada rumo ao desenvolvimento sustentável.
Instituições que implantam os seus sistemas de gestão de forma integrada, demonstraram seus compromissos com todas as partes interessadas atreladas ao seu negócio, de forma transparente, já que são visíveis as políticas implementadas, objetivos e resultados alcançados.
Assim, a empresa se tornará ainda mais forte, otimizará seus processos, recursos financeiros, bem como terá mais assertividade na tomada de decisões estratégicas da organização.
As empresas, independente do porte e segmento que desejam melhorar seus processos, minimizar os riscos e potencializar o desempenho organizacional, é sugerido adotar a gestão integrada como um facilitador.
Caso a sua empresa queira certificar e/ou trabalhar na manutenção da certificação nas Normas ISOs, como a ISO 9001 (Qualidade), 14001 (Meio Ambiente) e 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional), é essencial a implementação de um Sistema de Gestão, conforme previsto em todas estas Normas.
No processo de certificação é verificada a conformidade do Sistema implementado com a norma ISO em questão. Assim, a entidade certificadora atestará que os serviços, os produtos e os processos da sua organização, estão em conformidade com a norma e suas obrigações.
Veja a seguir alguns apontamentos que as Normas ISOs fazem sobre a implementação dos mais conhecidos escopos voltados para o tema de Sistema de Gestão:
A ISO 9001 prevê que a implementação de um sistema de gestão em qualidade é voltado para a identificação dos processos e melhoria contínua dos produtos e serviços das organizações e, por isso, se torna muita estratégica, já que poderá melhorar o seu desempenho, suas relações, seu posicionamento no mercado e auxiliar em ações voltadas ao desenvolvimento sustentável. Sendo assim, traz que a o SGQ poderá:
A norma em questão especifica a importância em demonstrar sua capacidade para prover produtos e serviços que atendam aos requisitos do cliente e aos requisitos legais, estatutários e regulamentares aplicáveis, bem como aumentar a satisfação do cliente por meio da aplicação eficaz do sistema.
No mesmo sentido a ISO 9001 estabelece sobre o Sistema de gestão da qualidade e seus processos, conforme citado no item 4.4:
“A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da qualidade, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma”.
A ISO 14001 aborda a necessidade das organizações objetivarem o desenvolvimento sustentável, ou seja, um equilíbrio entre sua atividade econômica e a proteção do meio ambiente. E, para isso, devem adotar um sistema de gestão ambiental. Tal sistema poderá fornecer “as informações necessárias para obter sucesso a longo prazo e para criar alternativas que contribuam para um desenvolvimento sustentável”.
Portanto, o sistema de gestão ambiental visará:
Além disso, estabelece no item 4.4 que:
“Para alcançar os resultados pretendidos, incluindo o aumento de seu desempenho ambiental, a organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão ambiental, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma”.
A ISO 45001 diz que a organização é responsável pela saúde e segurança (física e mental) de todos os seus colaboradores. Por isso, deve implementar um Sistema de Gestão em SSO, a fim de fornecer um local e condições adequados de trabalho, se prevenir em relação aos possíveis riscos e estar em constante melhoria neste sentido. Além disso, ajudará na conformidade com os requisitos legais e outros requisitos.
As empresas que visam obter um sistema de SSO, fornecem locais de trabalho seguros, saudáveis, liberam recursos físico e financeiros para evitar lesões e problemas de saúde aos trabalhadores. Ou seja, estão sempre em busca de promover e proteger a saúde física e mental dos envolvidos.
Sendo assim, a Norma diz que “o objetivo de um sistema de gestão de SSO é fornecer uma estrutura para gerenciar os riscos e oportunidades de SSO” e, por isso, é importante “eliminar os perigos e minimizar os riscos de SSO, tomando medidas preventivas e de proteção efetivas”, o que tornará seu sistema de gestão mais efetivo e eficiente.
Portanto, caso queira se certificar nessas Normas, você deverá estabelecer um Sistema de Gestão para atendê-la. E é aí que o Sistema de Gestão Integrada entra! Adotando o SGI, você poderá obter uma só certificação em diferentes ISOs. Dessa forma, é possível reduzir os investimentos que seriam destinados à certificação em uma só norma ISO. Entenda mais sobre a seguir!
Conforme falamos anteriormente, as normas ISOs, como a 9001, 14001 e 45001 impõem a necessidade de implementação de um Sistema de Gestão nas referidas áreas, a fim de atingir as determinações por elas trazidas e se manter em conformidade com as mesmas. Ao falar em Sistema de Gestão Integrada, falamos em um só sistema, funcionando em função de mais de uma norma ISO.
Ou seja, caso queira se certificar em tais Normas, você deverá estabelecer um Sistema de Gestão para atendê-las (inicialmente, separadamente). Ao adotar um Sistema de Gestão Integrada, em uma só ferramenta, você realizará a gestão das obrigações relacionadas às 3 e/ou mais normas e poderá alcançar uma certificação unificada.
Dessa forma, você não precisará de um Sistema de Gestão independente para monitorar a qualidade dos seus produtos, serviços e satisfação de seus cliente; outro sistema para monitorar a saúde e segurança físicas e mentais dos seus colaboradores e outro para gerenciar os impactos do seu empreendimento no meio ambiente.
Um único sistema possibilitará a gestão dos três ou mais escopos , simultaneamente. Assim, além de tornar o processo mais simples, centralizado e seguro, ele será mais barato.
Quando todos os sistemas de gestão estão integrados, há crescimento das atividades de uma organização, porque os processos e as produções se unificam.
As decisões se tornam menos burocráticas e mais transparentes, há um maior engajamento entre os colaboradores e alinhamento de regras.
Em resumo, são vários os benefícios deste processo.
Daí, podemos considerar como as principais vantagens:
Que tal um detalhamento dos benefícios do SGI para a sua empresa? Veja abaixo um pouco mais sobre alguns deles:
Os processos serão otimizados e padronizados com o SGI, além das demais características acima, o que torna a rotina mais eficiente e produtiva. Isso porque, a sua equipe se dedicará a um só monitoramento, a um só processo e uma ferramenta. Isso facilitará a rotina em relação à troca, acesso e alimentação de informações.
Com o SGI, pode-se constatar uma redução significativa de duplicações e retrabalho.
Com o sistema integrado, as informações serão repassadas aos diversos setores da empresa de maneira transparente e com mais confiabilidade dos dados.
Desta forma, os trabalhos repetitivos serão sistematizados, fazendo com que a empresa possa desempenhar tarefas mais complexas e estratégicas.
Além disso, aquilo que for comum em relação aos sistemas de gestão “separados”, não estão duplicados quando integralizados.
Os custos serão reduzidos!
Isso porque com a assertividade nas tarefas e eliminação do retrabalho, além do maior controle dos processos, a empresa reduzirá em muito os custos com multas, embargos e atrasos.
Outro ponto importante é que você não precisará despender recursos, tempo e equipe especificamente para o monitoramento de um sistema de gestão e para o alcance de uma única certificação. A organização poderá despender tais esforços, de forma unificada, desde a implementação até a certificação nas normas ISO.
Com o SGI, as informações são mais confiáveis.
Isso porque todos os setores da empresa devem fornecer informações mais precisas e com maior qualidade, então os dados são mais claros. Outro ponto, é que eles estarão centralizados!
Assim, o repasse para os órgãos fiscalizadores será mais simples.
Com o SGI implantado em sua empresa, todos os processos devem estar sendo controlados.
Assim, todas as operações são registradas, de modo que as informações e atividades sejam monitoradas.
Ao monitorar, de uma só vez, os impactos ao meio ambiente, a qualidade dos seus produtos/serviços e satisfação dos seus clientes e a saúde e segurança dos seus trabalhadores, eles estarão alinhados. Seguirão o mesmo padrão e visarão o mesmo objetivo.
Implementar o SGI em uma organização permite um maior e melhor diálogo e engajamento entre todas as áreas e processos.
Dessa forma, todos os profissionais envolvidos nas áreas pertinentes à gestão e operação, terão um conhecimento geral sobre os processos internos relacionados. Podendo, inclusive, fomentar a troca de conhecimento entre eles e todas as partes interessadas do negócio.
Ao unificar a sua gestão, é possível construir um diálogo entre as diferentes áreas envolvidas, que passam a trabalhar em um “ritmo” comum e no mesmo sentido.
A integração de diferentes sistemas de gestão traz a transparência corporativa, o que gera mais segurança e facilidade em alcançar objetivos e metas comuns entre as áreas, as estratégias de negócio, assim como o do próprio SGI da organização.
Quando se fala de integração, é de extrema relevância ressaltar o papel do Anexo SL, que tem como finalidade simplificar a implantação e, por consequência, a integração das normas dos sistemas de gestão.
Em resumo o Anexo SL possibilita que os sistemas de gestão, referentes a diferentes normas ISO, sejam conectados. Isso porque, com a chegada de tal Anexo, todas as normas da família ISO passam a seguir uma estrutura padronizada a seguir:
Portanto, este é fator fundamental, que propiciou e incentivou a implementação de um Sistema de Gestão Integrado, já que as normas seguem um mesmo padrão estrutural.
Assim como demonstrado anteriormente sobre a determinação das normas ISOs em relação ao sistema de gestão, elas também prevêem que estes devem seguir o Ciclo de PDCA. Assim como os sistemas de gestão devem seguir tal ciclo, a implementação do SGI também deverá.
A implementação de um SGI proporciona inúmeras vantagens para as organizações.
Importante destacar que a gestão integrada serve para centralizar e unificar os processos, atividades relacionadas às atividades administrativas e operacionais.
E claro, contribui significativamente para a padronização e otimização de processos, economia de investimentos financeiros e tempo de equipes, aumento de desempenho, melhoria na imagem da empresa e etc.
Falando em implantação de SGI, o PDCA é um método muito citado! Isso porque, nas próprias normas ISO demonstram a conexão entre os itens normativos com as quatro fases da ferramenta.
Então, vamos conhecê-la?
O Ciclo PDCA é um método interativo aplicado ao sistema de gestão e utilizado para aprimorar os processos, o planejamento e a execução estratégica da sua empresa, tornando-os mais eficientes e seguros. Tal metodologia, é citada por todas as ISOs que falamos anteriormente e adotada pelas empresas, em busca da uma contínua melhoria no que diz respeito aos objetivos de cada uma das ISOs (qualidade, saúde e segurança ocupacionais e meio ambiente).
Por se tratar de uma ferramenta utilizada no planejamento e na execução estratégica, essa já deve ter sido estabelecida previamente e estar bem estruturada, para a implementação do PDCA. Dessa forma, o PDCA auxiliará na busca eficaz de tal estratégia e dos objetivos estabelecidos, na execução e na manutenção de todos eles. Assim, com o ciclo, você poderá alcançar melhores resultados e otimização do desempenho da organização.
Ao dizer que o Ciclo PDCA é um método interativo, significa afirmar que ele é aplicado continuamente em seu sistema de gestão e que, a cada repetição, o processo e os resultados serão diferentes, a depender do cenário da sua organização. Além disso, a próxima aplicação do ciclo, será baseada nos resultados na aplicação anterior e em todos os resultados passados. Ou seja, além de interativo, o Ciclo PDCA é contínuo.
O Ciclo PDCA é dividido em quatro etapas, sendo que elas estão expostas na propria tradução da sigla (Plan, Do, Check, Act). Ou seja, as etapas são:
Entenda quais são as principais etapas a serem seguidas, para implementar o seus Sistema de Gestão Integrada e obter sucesso na sua gestão e na busca pela certificação:
Antes de implementar o seu SGI, você poderá optar por contar com o auxílio de uma consultoria de referência no assunto. Para isso, é essencial que você pesquise por aquelas que, além de aptas para realização da atividade, tenham conhecimento especializado no assunto e que vá de encontro com as necessidades da sua organização. Dessa forma, você conseguirá alinhar a metodologia e as formas de entrega propostos, aos seus objetivos.
Neste momento, é realizado um diagnóstico da atual situação da empresa em relação aos seus processos e maturidade em atendimentos aos requisitos que a(s) norma(s) ISO determinam, em relação ao escopo desejado. Portanto, avalie o detalhamento do fornecimento de seus produtos/serviços, sua relação com seus clientes, a qualidade do ambiente de trabalho para seus colaboradores e os seus impactos no meio ambiente.
Depois de analisar, identifique quais são os gaps existentes, as necessidades da organização e os seus objetivos.
Em seguida, estabeleça soluções para os pontos identificados, criando ações que possam ser eficientes, destinando responsabilidades, definindo prazos, custo, como tais ações serão executadas na prática e afins.
Ao final, apresente tais constatações e indicações dos Gaps para que a organização tenha assertividade na tomada de decisão rumo a implantação do tão almejado SGI.
É essencial que a equipe envolvida no processo de gestão esteja apta a lidar com ele. Eles devem conhecer bem as normas e as suas exigências para, assim, criarem e manterem o sistema de gestão de forma eficiente e assertiva.
Portanto, treine-os em relação às normas a serem gerenciadas, às obrigações aplicáveis, para que possam entender quais são as medidas a serem tomadas, quais são as exigências trazidas pelos requisitos legais, outros requisitos, dentre outros.
Além de entender profundamente sobre as normas aplicáveis à sua empresa, é importante que a equipe envolvida no SGI tenha conhecimento sobre o funcionamento de auditorias.
Afinal de contas, a realização de auditorias internas também é um dos passos a serem seguidos neste processo. Por isso, você precisará de profissionais capacitados para realizá-las, de forma segura, a fim de garantir sucesso nas auditorias de certificação, bem como para entender o procedimento das auditorias internas e externas.
Esta fase varia de acordo com o escopo das normas que está gerindo. Agora, o prestador de serviço contratado e/ou um colaborador responsável pela gestão do SGI, irá montar a estrutura documental e operacional do SGI.
Sabemos que o manual de SGI não é obrigatório nas versões atuais das normas da família ISO. Porém, é um documento bem utilizado, isso porque o mesmo apresenta o compilado da estrutura do SGI da empresa, facilitando a identificação para os auditores internos e externos.
Para efeito de implantação e/ou revisão o sistema de gestão é necessário a elaboração de documentos, seguindo os tópicos abaixo (indicação dos itens das normas ao lado):
Para realização de uma consultoria e elaboração de informação documentada, se atente a alguns dos pontos, dados a título de exemplificação a seguir:
Aqui, a empresa que deseja implantar um sistema de gestão deve:
A Política de SGI demonstra o compromisso da Alta Direção perante as partes interessadas. Por isso, ela deve ser de fácil acesso e estar em conformidade com tudo aquilo que foi definido como objetivo da empresa, qual foi a estratégia traçada, o cenário identificado, as necessidades e etc.
Ao elaborar e revisar as informações documentadas atreladas ao sistema de gestão, crie uma política SGI, para que os pontos estejam claros a todos e que eles tenham tais informações como base na sua atuação no sistema de gestão e em suas atividades.
Nessa parte, a empresa deve gerir os itens normativos 4.4 (qualidade), 6.1.2 (aspectos/impactos e perigos/riscos). Assim, deve realizar para:
É fundamental verificar quais requisitos legais serão aplicáveis ao negócio, em relação a cada um dos escopos monitorados. Da mesma forma, verificar os outros requisitos aplicáveis.
Assim, a empresa poderá identificar o que consequentemente deverá atender.
Por isso, liste, conheça, entenda, monitore os requisitos legais aplicáveis às atividades da organização, do escopo de Qualidade, Meio Ambiente e Saúde e Segurança do Trabalho.
* No caso dos requisitos relativos ao escopo de Qualidade, também deverão ser levantados os requisitos estatutários e regulamentares.
Para atender as exigências dos itens 9.1.2 das Normas ISO, conte com a nossa consultoria e seus serviços voltados para tal demanda. Assim, você terá auxílio de uma consultoria no processo de verificação da sua conformidade legal e adequação da sua realidade, em relação aos requisitos legais e outros requisitos que são aplicáveis às suas atividades.
Conheça a VCL – Verificação de Conformidade Legal
Este serviço tem por objetivo principal, avaliar o atendimento à legislação e registrar seus resultados na ferramenta de gerenciamento de requisitos legais utilizada por sua organização.
O trabalho envolve, ainda, o registro das evidências da conformidade legal e o estabelecimento dos respectivos planos de ação.
Ao final, o cliente recebe um relatório objetivo com as constatações e conclusões decorrentes das análises feitas pelo consultor.
Conheça a ACL – Auditoria de Conformidade Legal
Com este serviço, um consultor Ius, na posição de auditor, verificará in loco, o atendimento às obrigações legais. Ou seja, avaliará se sua instalação, seus documentos, processos, entre outros, estão de acordo com a legislação pertinente.
Ao final, o consultor emite um diagnóstico de conformidade legal com as constatações da auditoria. Este é um relatório em que ele registrará possíveis não conformidades, observações e sugestões de melhoria.
É nesta fase que a empresa avaliará a conformidade legal das atividades realizadas, em relação aos requisitos legais, estatutários e outros requisitos aplicáveis.
Para isso, a empresa deverá realizar e/ou contratar uma auditoria interna para avaliar o sistema de gestão integrado (qualidade, meio ambiente e saúde e segurança ocupacional), onde o responsável apresentará as evidências e constatará o atendimento aos itens das normas.
O auditor anasilará se o processo de gestão está sendo positivo e se tem alcançado seus objetivos, como a mitigação de erros e riscos. Além disso, identificará ações corretivas necessárias para sanar qualquer desvio.
O objetivo principal do auditor é analisar o atendimento da norma, e não o desvio. Isso porque nas auditorias internas é possível identificar as oportunidades de melhorias, sempre em busca de aumentar o desempenho do SGI da organização.
Agora sim, depois de seguir todos os passos, a sua organização poderá investir no processo de certificação nas normas, de fato. Portanto, é neste momento que deverá escolher um organismo certificador, para realização de uma auditoria externa de certificação. Esta será acompanhada pelos responsáveis pelo sistema de gestão integrada da empresa.
Você se interessou pelo assunto? Quer a nossa ajuda? Entre em contato com a Ius! Nosso time técnico poderá te ajudar na implantação do SGI da sua empresa!
*Por Júlia Balsamão
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