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Sistema de Gestão Integrada | Saiba como funciona

Conformidade Legal

Você sente falta de uma ferramenta que otimize todos os processos de gestão da sua empresa? Todos desejamos que nossas rotinas sejam mais fáceis e o assunto deste artigo é explicar como funciona um Sistema de Gestão Integrada, um método de automação que faz exatamente isso.

Com a constante evolução da tecnologia, a forma como nos relacionamos, seja no ambiente profissional ou na vida pessoal, está sendo afetada.

E com a correria atual, temos optado pelo uso de ferramentas de automação para tornar essas relações e a produção corporativa mais fáceis e eficazes.

Um grande exemplo disso nas organizações é a integração de diferentes sistemas de gestão para otimizar a rotina dos profissionais, eliminando processos manuais.

Para entender como funciona o Sistema de Gestão Integrada (SGI), preparamos esse material com todas as informações que você precisa para implementá-lo em sua empresa 😉

O que é um Sistema de Gestão Integrada?

O Sistema de Gestão Integrada é um método administrativo que permite que todos os processos e dados de uma organização permaneçam transparentes.

Ok, mas o que é este método administrativo?

É o conjunto de políticas que tem como finalidade a otimização das metas e as atividades internas que vão muito além de um sistema de automação de processos.

Ou seja, é a integração dos diversos sistemas de gestão da empresa com o objetivo de implementar suas políticas e atingir seus objetivos de forma mais eficaz.

Assim, as necessidades da empresa são identificadas, de modo a definir quais ações devem ser tomadas para atingir as metas definidas.

São objetivos do Sistema de Gestão Integral:

  • Fornecer informações mais precisas e com maior qualidade;
  • Tornar processos mais simples;
  • Garantir maior eficiência e produtividade para a empresa;
  • Automatização das atividades;
  • Maior controle sobre dados e processos.

Qualquer empresa que queira melhorar seus processos internos e ainda minimizar os riscos, pode adotar a gestão integrada

Para integrar sistemas de gestão é preciso:

  • Realizar um diagnóstico amplo das principais necessidades da organização;
  • Mapear planos de ação;
  • Verificar métricas;
  • Registrar indicadores;
  • Verificar a produção.

Isto para que o modelo de gestão mitigue os riscos e erros e que de fato possa impulsionar o crescimento dos negócios.

Como funciona um Sistema de Gestão Integrada?

Implementar o SGI em uma organização permite um maior e melhor diálogo entre todos os departamentos e áreas.

Ou seja, qualquer profissional poderá ter conhecimento geral sobre os processos internos da empresa.

A integração de diferentes sistemas de gestão traz a transparência corporativa, o que gera mais segurança e facilidade em atingir metas e objetivos comuns.

Implantação do SGI 

Assim como os demais sistemas de gestão, a implantação do SGI também deve seguir o Ciclo PDCA e focar na parte de planejamento.

Planejamento

Devem ser feitos estudos sobre os processos internos da empresa e mapear o caminho adequado para ser seguido durante a implantação.

Este é o momento de entender como está a atual situação da organização, definir objetivos e criar estratégias para alcançá-los.

Organize documentos

Um dos segredos para não gastar muito tempo na parte inicial da implantação do SGI é reunir as principais documentações que são exigências do sistema, como:

  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
  • Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB);
  • Controle de Resíduo Perigoso;
  • Laudo Ergonômico.

Analisar os Requisitos Legais da empresa

É fundamental estudar os gaps existentes na organização e verificar quais requisitos legais serão aplicáveis ao negócio.

Desta forma, a empresa poderá identificar o que consequentemente deverá atender.

Estruturação do SGI

A empresa deve:

  • Criar um fluxograma das atividades;
  • Determinar as responsabilidades;
  • Elaborar a política do SGI que vai conduzir todo o processo.

Aqui será preciso listar todos os procedimentos internos e externos da empresa, instruções de trabalho, formulários e registros.

Uma dica para ajudar na implantação e integração dos setores é promover treinamentos de conscientização da Cultura Organizacional.

Implementação 

Resumidamente, é a hora de colocar a estrutura e o planejamento em prática.

Ou seja, é a hora de implementar os procedimentos, controles, verificações.

Auditoria interna 

É aqui que a empresa irá avaliar e mapear a conformidade legal das atividades.

Neste momento a empresa vai promover uma auditoria interna para certificar:

  • Que o processo está sendo positivo;
  • Que está mitigando erros e riscos, identificando ações corretivas necessárias.

Para assim investir no processo de certificação em normas internacionais.

Assim, neste momento será escolhido o organismo certificador e a empresa irá acompanhar a auditoria de certificação.

Melhoria contínua

A empresa deve acompanhar frequentemente o processo e adequação do SGI, além de verificar se os requisitos do sistema estão corretos.

Quais são os benefícios do SGI?

Quando todos os sistemas de gestão estão integrados, há crescimento das atividades de uma organização, porque os processos e as produções se unificaram.

As decisões se tornam menos burocráticas e mais transparentes, há um maior engajamento entre os colaboradores e alinhamento de regras.

Ou seja, são vários os benefícios deste processo.

Podemos considerar como os 12 principais:

  • Rotina mais eficiente;
  • Redução de duplicações e retrabalhos;
  • Melhor controle de estoque;
  • Redução de custos;
  • Confiabilidade de dados e informações;
  • Otimização e padronização de processos;
  • Redução de erros e riscos;
  • Melhoria da imagem da empresa no mercado;
  • Aumento da competitividade;
  • Aumento da qualidade do serviço e dos produtos;
  • Redução de riscos de acidentes de trabalho e ambientais.

Explicarei melhor alguns desses benefícios abaixo:

Rotina mais eficiente

Os processos serão otimizados e padronizados com o SGI, além das demais características acima, o que torna a rotina mais eficiente e produtiva.

Redução de duplicações e retrabalhos

Com o SGI, pode-se constatar uma redução significativa de duplicações e retrabalho.

Com o sistema, a informação será repassada pelos e para os diversos setores da empresa de maneira transparante e com mais confiabilidade dos dados.

Desta forma, os trabalhos repetitivos serão sistematizados, fazendo com que o RH da empresa possa desempenhar tarefas mais complexas e estratégicas para a empresa.

Redução de custos

Os custos serão reduzidos.

Isso porque com a assertividade nas tarefas e eliminação do retrabalho, além do maior controle dos processos, a empresa reduzirá em muito os custos com multas e atrasos.

Confiabilidade de dados e informações

Com o SGI, as informações são mais confiáveis.

Isso porque todos os setores da empresa devem fornecer informações mais precisas e com maior qualidade, então os dados são mais claros.

Assim, o repasse para os órgãos fiscalizadores será mais simples.

Otimização e padronização de processos

Com o SGI implantado em sua empresa, todos os processos devem estar sendo controlados.

Assim, todas as operações são registradas, de modo que as informações e atividades sejam monitoradas.

Métricas para calcular os resultados do SGI

Com a unificação de sistemas, é fundamental que haja um monitoramento constante desde a implantação do processo.

O controle pode ser feito pelo cálculo de métricas do desempenho do SGI para garantir a melhoria contínua, a sustentabilidade do negócio, o sucesso, a qualidade e a satisfação do cliente.

Abaixo, listamos 4 principais métricas que precisam ser controladas no SGI:

  • ROI (Retorno de Investimento): é um indicador que mostra para as empresas o quanto de lucro ou prejuízo ela está tendo com cada tipo de investimento.

Isso inclui também aquelas ações que visam lucro futuro, como estratégias de Marketing, treinamentos e novos sistemas.

O objetivo do ROI é auxiliar os negócios a analisarem quais investimentos valem a pena e como otimizá-los ainda mais.

Ou seja, essa métrica mostra os caminhos que devem ser seguidos dali por diante.

  • Otimização dos processos: acompanhar as etapas dos processos internos garante sua qualidade e eficiência.

É importante verificar se o follow up está ocorrendo de maneira adequada e positiva, se as entregas estão sendo realizadas dentro do prazo, se o tempo para atendimento está dando do prazo etc;

  • Satisfação do cliente: A satisfação do cliente é a consequência de um bom trabalho, não é mesmo?!

E o SGI, além de incentivar a melhoria contínua dos processos, impacta diretamente na relação com o cliente;

  • Integração dos profissionais: Os colaboradores possuem entendimento dos objetivos e benefícios do SGI? Estão trabalhando em prol da colaboração? Estão satisfeitos?

Gestão de requisitos legais no SGI

Se você chegou até aqui significa que a leitura está sendo tão interessante que agora você quer saber qual é a melhor solução para te ajudar na implementação do SGI, correto?! Rs

A integração dos processos de gestão exige um constante monitoramento.

Desta forma, muitas vezes é preciso utilizar um software de gestão para organizar melhor a responsabilidade de cada profissional e ter acesso mais fácil aos relatórios, dados etc.

Existem muitas opções de ferramentas no mercado que auxiliam na gestão e no atendimento aos requisitos legais.

Por isso sugerimos analisar com cautela cada uma delas.

Atente-se para:

  • Os tipos de serviços e módulos inclusos;
  • Se você consegue administrar o software offline;
  • Se as soluções são personalizadas ao seu modelo de negócio;
  • Se as empresas de software de gestão possuem experiência e know-how.

Além disso, é importante que elas ofereçam suporte técnico e jurídico disponíveis sempre que você precisar esclarecer dúvidas e em conjunto desenvolver a melhor solução.

É possível anexar documentos, registros, gráficos?

Porque quanto mais possibilidades e interatividade possuir, melhor será a ferramenta.

Bom, depois de ver todas as possibilidades que o SGI pode trazer para sua empresa, conseguimos chegar à conclusão que a automação é o segredo para integrar todos os processos da organização.

E como o mercado e o consumo estão se alterando rapidamente, é interessante se manter atualizado e conectado às novas tendências e focar em um software que auxilie os sistemas de gestão.

*Por Ingrid Stockler e Tatyanne Werneck 

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