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Passo a passo infalível: Como gerenciar meus requisitos legais?

Conformidade Legal

Realizar a gestão de requisitos legais é essencial para o planejamento estratégico e o gerenciamento de riscos de qualquer empresa.

Dessa forma, preparamos este artigo com um passo a passo infalível do processo de atendimento legal segundo a Ius Natura!

No âmbito empresarial, o atendimento aos requisitos legais é fundamental para a implantação de um Sistema de Gestão ou para a aquisição de uma certificação internacional em normas como a ISO 14001 e OHSAS 18001.

Fato este que não exime empreendimentos que não possuam gerenciamento do cumprimento da legislação aplicável.

Isso porque a quantidade de normas legais existentes no ordenamento jurídico brasileiro – e que as mesmas sofrem atualização constante – é significativa e fundamental para que a empresa defina uma estratégia para conhecer a legislação que lhe é aplicável e um método de trabalho a ser adotado para atingir níveis satisfatórios de conformidade legal.

O que é a Gestão de Requisitos Legais?

Realizar o gerenciamento de requisitos legais de uma empresa significa identificar as obrigações legais aplicáveis às atividades e monitorar seu atendimento à legislação, com o objetivo de facilitar a análise de desempenho e do Compliance do empreendimento.

A gestão é implantação por meio da abordagem sistemática de planejamento, desenvolvimento, monitoramento e controle para avaliar e melhorar a existência e o cumprimento de requisitos legais em obediência a leis, normas e regulamentos.

E para auxiliar no processo de implementação de uma Gestão Legal de Requisitos Legais, a Ius Natura preparou um passo a passo para tornar esse método o mais simples e eficaz:

Passo a passo para a Gestão Legal 

Diante do exposto e com a expertise conquistada ao longo de 30 anos atuando no mercado, criamos um passo a passo para primorar a gestão dos requisitos legais e outros requisitos:

1.Defina um comitê multidisciplinar

Para que a gestão legal seja feita de forma comprometida e eficiente, primeiramente recomendamos definir o escopo das normas a serem monitoradas, assim como o das atividades, dos produtos e serviços a serem considerados, para fins de identificação de normas legais aplicáveis.

É interessante realizar reuniões periódicas para o acompanhamento das atualizações mensais das legislações e designação das áreas responsáveis pelo seu atendimento;

A delimitação do escopo é essencial para dar foco no que se pretende conhecer e gerenciare será requerida posteriormente quando do levantamento de normas aplicáveis, para uma adequada caracterização do empreendimento, das atividades exercidas e contratadas.

2. Contrate uma empresa especializada em Requisitos Legais

Considerando o universo de normas legais existentes no Brasil, e que as mesmas sofrem atualização frequentemente, gerando trabalho hercúleo para seu acompanhamento, normalmente recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em monitoramento de requisitos legais e outros requisitos aplicáveis.

No processo de contratação, é essencial levar em consideração a criticidade deste fornecedor devido à criticidade intrínseca do processo.

Dessa forma, contrate somente empresas que sejam altamente confiáveis e já consolidadas no mercado para identificação e atualização dos requisitos legais aplicáveis à organização.

Também é recomendável que a contratada possua a uma ferramenta eficiente e segura para gerenciamento da conformidade legal.

Que seja preferencialmente um software que permita efetuar pesquisas assertivas de temas ligados à legislação, acessar o texto atualizado das normas, assim como ter real noção do nível de atendimento aos requisitos legais, dentre outras funcionalidades.

O ideal é que a empresa também proveja suporte ilimitado no esclarecimento de dúvidas sobre a legislação a ser atendida, pois elas certamente surgirão, e serão muitas.

3. Defina a abrangência do seu sistema de gestão legal

Realizar o mapeamento de requisitos legais é considerar atividades exercidas diretamente pela organização, assim como dos fornecedores e prestadores de serviços, primordialmente os mais críticos.

Em relação a meio ambiente, a nova NBR ISO 14001:2015 também exige que a organização conheça riscos e oportunidades relacionadas a seus processos, e que estabeleça controle e influência no modo em que os produtos e serviços da organização são:

  • Projetados;
  • Fabricados;
  • Distribuídos;
  • Consumidos e descartados.

Utilizando a perspectiva de ciclo de vida que possa prevenir o deslocamento involuntário de impactos ambientais dentro do ciclo de vida.

Essas alterações no texto da nova ISO 14001 podem influenciar na abrangência do levantamento de requisitos legais do empreendimento.

4. Identifique e monitore outros requisitos, como normas técnicas

Mapeie outros requisitos que geram obrigações para o empreendimento, incluindo normas técnicas de atendimento obrigatório e defina a forma de avaliar o atendimento aos mesmos.

São exemplos de outros requisitos:

  • Licenças e autorizações concedidas por órgãos competentes;
  • Acordos ou convenções coletivas de trabalho;
  • Termos de ajustamento de conduta;
  • Termos de compromisso;
  • Contratos;
  • Requisitos de clientes;
  • Procedimentos corporativos;
  • Normas ABNT.

5. Estabeleça um procedimento para a gestão legal 

É relevante constar que a organização, ao implantar um sistema de gerenciamento de requisitos legais e outros, deva definir um procedimento de gerenciamento de requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à organização, assim como treinar as áreas envolvidas.

Este deve prever a forma como a empresa realiza sua gestão legal, definindo:

  • Responsabilidades;
  • Sistemática adotada;
  • Registros pertinentes;
  • Periodicidade de avaliação do atendimento à legislação, inclusive determinando a abrangência de cada evento de conformidade legal, de forma que se avalie 100% dos requisitos legais aplicáveis de tempos em tempos.

6. Defina o tipo de gestão (centralizada ou descentralizada)

Outro ponto a ser definido é o tipo de gestão que será adotada: centralizada ou descentralizada?

A decisão dependerá do porte da organização, da cultura empresarial e da estrutura interna da equipe. As duas alternativas têm prós e contras:

Na gestão centralizada, geralmente a responsabilidade por evidenciar o atendimento a requisitos legais no sistema contratado é concentrada nas áreas especializadas no escopo da legislação a ser monitorada. Exemplos:

Caso a empresa adote gestão descentralizada, todos os setores da empresa podem ser responsáveis por evidenciar, no sistema contratado, o atendimento a requisitos legais que lhes são aplicáveis, conforme área de atuação.

7. Treine a força de trabalho em requisitos legais 

Contratar e promover treinamentos de legislação aplicável é uma boa forma de facilitar a gestão legal, aumentando o nível de envolvimento, comprometimento e compreensão da equipe quanto ao assunto.

É importante lembrar que há treinamentos que são exigidos pela legislação aplicável a determinadas atividades, logo pode ser útil a contratação de serviço de elaboração de matriz de treinamentos pela empresa.

8. Gere e monitore os indicadores

O acompanhamento dos indicadores numéricos do atendimento à legislação aplicável (itens pendentes de análise, em análise, atendidos, não atendidos, não aplicáveis) e a realização de avaliações qualitativas dos dados registrados no sistema devem ser feitos periodicamente, de preferência mensalmente.

De forma a garantir que itens considerados como “atendidos” no sistema foram corretamente analisados, e se as evidências registradas condizem com a realidade.

9. Controle os planos de ação

Os planos de ação ligados a requisitos legais devem ser acompanhados “de perto”.

Deve-se ter uma visão crítica sobre os prazos estabelecidos, verificando se são adequados e se espelham real comprometimento com o atendimento à legislação aplicável, e se não estão ocorrendo prorrogações de prazo sucessivas e injustificadas.

Outro ponto importante é a avaliação da eficácia das ações, após sua conclusão, evitando-se assim não conformidades recorrentes.

10. Identifique os pontos críticos

A identificação dos requisitos críticos para a organização, dependendo do tipo de atividade exercida, do potencial de dano pelo descumprimento ou da importância do tema, permite a priorização do atendimento aos mesmos, gerando maior segurança para as corporações.

Busque um software de gestão legal que possua ferramentas que permitam identificar e gerenciar os itens críticos, otimizando a gestão legal.

Obs.: O ideal é que os profissionais que realizarão tais avaliações sejam especialistas em requisitos legais e que sejam externos à organização, para garantir maior imparcialidade, isenção e autonomia.

11. Qualifique os fornecedores

A avaliação do desempenho ambiental de terceiros contratados que fornecem produtos ou prestam serviços constitui importante etapa para o alcance da conformidade de um sistema de gestão estruturado de acordo com a ISO 14001.

No mesmo sentido, os sistemas de gestão organizados com base na OHSAS 18001 devem observar fatores que afetam, ou podem afetar a saúde e a segurança dos trabalhadores, levando em conta, inclusive, a qualificação de seus fornecedores.

Para qualificar o prestador de serviço ou fornecedor de produto, a organização deve identificar e avaliar quais são os requisitos legais e outros requisitos aplicáveis à atividade ou bem contratado, a partir do levantamento de aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais.

A organização valida o mapeamento de cada obrigação legal ou regulamentar, qual a maneira de o fornecedor comprovar seu atendimento, e como esta evidência será mantida disponível para eventuais fiscalizações/auditorias.

Isso faz parte, inclusive, da comunicação com os terceiros, que é preconizada tanto pela ISO 14001, quanto pela OHSAS 18001.

Vale lembrar que a Ius Natura presta serviços de elaboração de matriz para qualificação de fornecedores, levando-se em consideração a atividade contratada, e não necessariamente qual empresa prestará o serviço.

12. Avalia a legislação em atendimentos de requisitos específicos

As verificações e auditorias de conformidade legal devem ser realizadas periodicamente; nessas oportunidades, são avaliadas as reais evidências do atendimento à legislação aplicável, as quais são coletadas em campo ou através de entrevistas e de análise documental.

O ideal é que os profissionais que realizarão tais avaliações sejam advogados especialistas em requisitos legais e que sejam externos à organização, para garantir maior imparcialidade, isenção e autonomia nos trabalhos.

13. Analise o processo criticamente

Faça uma análise crítica dos indicadores da gestão legal, do resultado das auditorias e das verificações de conformidade legal, criando planos de ação para itens não conformes, conforme procedimento de gerenciamento de requisitos legais da empresa, assim como avaliando oportunidades de melhoria identificadas.

Os resultados devem ser reportados à alta administração frequentemente, assim como às demais áreas envolvidas, bem como às partes interessadas.

14. Implemente culturalmente o compromisso com a conformidade legal

As organizações devem planejar e prover recursos para o que for necessário para atendimento a todas as exigências legais, estabelecendo prioridades conforme itens mais críticos identificados, levando-se em consideração inclusive prazos legalmente estabelecidos.

15. Torne a Gestão Legal o objetivo e meta da empresa

É altamente recomendável contemplar nos objetivos e metas das corporações o comprometimento da empresa relacionado ao atendimento dos requisitos legais, como, por exemplo, estabelecimento de meta atrelada ao percentual de atendimento desejado.

16. Lucre com a gestão

Manter-se em conformidade legal traz inúmeras vantagens para as organizações, pois diminui os riscos de:

  • Autuações por descumprimento à legislação aplicável;
  • Imposição de penalidades, tais como multas, embargos, interdição, suspensão de atividades, prisões;
  • Interposição de ações civis, criminais e/ou trabalhistas;
  • Danos à imagem;
  • Prejuízos financeiros e imateriais.

Ademais, a adequada gestão legal é pré-requisito para quem busca uma certificação em normas como a NBR ISO 14001, SA 8000, entre outras.

E apesar de representar um custo para as organizações, a prática de realizar a adequada gestão legal deve ser vista como um investimento, para que se evite gastos maiores, e também por representar um dos alicerces da ética empresarial, além de ser uma ferramenta riquíssima para a melhoria contínua dos processos.

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